5 lưu ý quan trọng khi viết email

Trung bình hằng ngày, hộp thư điện tử của chúng ta nhận không dưới 20 email, từ nhãn hàng quảng cáo đến các email của đồng nghiệp, hay của sếp. Một email quan trọng có thể dễ dàng bị lọt thỏm giữa những email khác. Vậy nên, nhất định ta phải lưu ý đến những điểm sau để khi viết email.

Redbooth101-LetstalkAboutEmail-Redbooth

Nguồn: redbooth.com

1. Phải có chủ đề (subject line)

Chủ đề của email là dòng mà người nhận sẽ đọc đầu tiên, thế nên chủ đề email mang tính quyết định nếu thông tin trong email được truyền tải hay email sẽ bị bỏ qua.

Chủ đề email được ví như tựa đề câu chuyện, có nghĩa là ta không nên dồn hết nội dung câu chuyện lên tựa đề, và cũng không nên đặt tựa đề qua loa sơ sài.

Ví dụ, thay vì đặt tựa “Quan trọng, cần đọc ngay” thì nên viết lại rằng “Thông tin quan trọng cho buổi họp ngày mai”.

2. Cẩn thận khi gửi email cho nhiều người

Khi cần gửi một email cho nhiều người, bạn nên dùng chức năng BCC (blind carbon copy) thay cho CC ở mục người nhận.

Điểm khác biệt của BCC là người nhận email sẽ không thấy được tên của những người nhận khác. Điều này giữ cho email được riêng tư và chuyên nghiệp.

Ví dụ, khi bạn gửi email thông báo cho các sinh viên cần thi lại môn, hay cho các ứng viên xin việc thông báo rằng học không được nhận, sự riêng tư lại càng quan trọng hơn hết.

3. Không nên gửi những thông tin quá riêng tư hay nhạy cảm qua email

Vẫn biết rằng email thuộc dạng thư từ cá nhân, nhưng bạn vẫn nên hạn chế những thông tin quá riêng tư, thuộc về vấn đề cá nhân qua email.

Đặc biệt nếu bạn dùng địa chỉ email của công ty, bạn lại càng phải cẩn thận hơn bởi vì người quản lí có thể xem được. Nếu bạn cần gửi những thông tin cá nhân, hãy dùng email riêng.

Bạn cũng nên suy nghĩ cẩn thận khi viết email, không nên viết những lời lẽ mà người nhận có thể cảm thấy xúc phạm, bởi vì họ có thể bấm “forward” cho bất cứ ai.

4. Có chữ kí cá nhân

Bạn nên tạo cho mình một chữ kí cá nhân để đính kèm vào phần cuối của email để tăng tính chuyên nghiệp cho email. Hơn nữa, nó cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn là cứ phải ghi tên và chức danh ở mỗi email khác nhau.

Thông thường, ở phần chữ kí sẽ gồm họ và tên bạn, chức vụ, nơi công tác. Bạn cũng có thể thêm số điện thoại công ty, hay số điện thoại cá nhân để người nhận dễ liên lạc nếu muốn. Lưu ý, chữ kí không nên dài quá 3, 4 dòng sẽ gây dài dòng, tốn thời gian.

5. Đọc lại ít nhất một lần

Tùy vào tính quan trọng của email mà bạn nên đọc và sửa lại kĩ càng, tuy nhiên bất cứ email nào gửi đi bạn cũng nên đọc lại ít nhất một lần. Bạn nên đọc nhẩm để phát hiện những lỗi chính tả, hay lỗi đánh máy mà khi ta vội có thể mắc phải.

Tưởng tượng nếu bạn gửi email cho cấp trên, chỉ một vài lỗi đánh máy vô tình cũng ít nhiều làm họ mất thiện cảm đối với bạn.

Đặc biệt nên kiểm tra lại kĩ hơn nữa nếu bạn có đính kèm tệp tin, bởi vì nếu bạn đính nhầm hay quên, bạn sẽ phải gửi lại cho người nhận một email khác để giải thích, điều này làm mất thời gian chủa cả hai.

Viên Phan 

 

 

Từ khóa: